クラウド豆知識業務改善の強い味方！RPAをわかりやすく解説
RPAとは？
RPAは正式名称を「ロボティック・プロセス・オートメーション」といい、マウス操作、キーボード操作等の単純なPC上の操作を人間の代わりに自動で行ってくれるツールです。
「単純な操作だけ？」と思われるかもしれませんが、その効果は絶大。PC上の作業は、そのほとんどがマウスとキーボードの操作のみで完結します。
RPAはこの二つの操作を自動で行ってくれる優れモノ。「作業自体は単純だけど、とにかく数が多くて大変」という業務をRPAで自動化することで、大幅な効率化を図ることが可能です。
例えば、PC上のExcelファイルを開く操作。通常であればデスクトップ上のフォルダをクリックして、その中から目当てのファイルを探してクリックして……という操作が必要です。
この作業をRPAで自動化すると、クリックを全て省略して、一瞬でファイルを開くことも可能となります。RPAにファイルの場所を記憶させ、直接そこを開いてもらうことができるのです。
これはあくまで一例に過ぎず、RPAの機能を組み合わせることによって他にも様々な効率化が可能です。また、ノーコードで自動操作ロボットを作ることができる製品も多く、プログラミングの知識がなくとも導入できる点も魅力です。
反面、文章や画像の添削など、人が判断を行わないといけないような業務は苦手としています。RPAで定型業務を自動化し、人の手で行わなければならない業務の時間を確保することが、RPA運用の際の基本的な考え方です。
タイプ別の特徴
RPAには大きく分けて、2つのタイプが存在します。
- ・オンプレミス型
- ・クラウド型
また、オンプレミス型はさらに2つのタイプに分けられます。
- ・デスクトップ型
- ・サーバー型
それぞれのタイプについて、簡単にご紹介します。
オンプレミス型
オンプレミス型とは、自社のPCやサーバーにRPAをインストールして運用する形式のことです。インストールするハードウェアがPCの場合はデスクトップ型、サーバーの場合はサーバー型に分類されます。
デスクトップ型
PCにRPAをインストールして運用する形式です。PC一台単位で稼働します。
最大の特徴は、自動化可能な業務の範囲の広さです。PC上で行う業務はほぼすべて自動化することが可能です。先ほど例に挙げたように、PC上のファイルに対して作業を行うことはもちろん、ブラウザ上の操作を行うこともできます。
ただし、RPA実行中はその他の操作ができなくなるというデメリットも存在します。そのため、業務時間外にスケジュール実行設定をする、RPA稼働専用のPCを用意する等の対策をとることが一般的です。
サーバー型
専用のサーバーにRPAをインストールし、PCと接続して運用する形式です。
処理そのものはサーバーにて行うため、デスクトップ型よりも大量の作業をより素早く処理することが可能です。また、デスクトップ型の弱点であった、RPA実行中のPC占有がなく、人力の作業を並行して行うことも出来ます。
デメリットとしては導入コストが挙げられます。専用サーバーの構築作業が必要となるため、デスクトップ型よりもコストがかかる傾向があります。総じて大企業向けの形式と言えます。
クラウド型
インターネットのクラウドサーバー上で稼働する形式です。オンプレミス型と異なり、自社のハードウェアにRPAをインストールする必要がなく、スムーズに導入することができます。
クラウド型RPAは、WEBブラウザ上の作業の自動化に特化しています。例えば、WEBサービス上の文字列を取得したり、WEB上のファイルをダウンロードしたりといった作業を自動化できます。また、サーバー型と同じくクラウドサーバー上で動作するため、バックグラウンドで実行ができる点も魅力です。
しかし、WEBブラウザ上の作業に特化している反面、PC上のデータにアクセスするような作業は苦手としていることが多いです。PC上のファイルを直接操作することはもちろん、WEBブラウザ上の操作の過程でPC上のファイルを選択する、といった作業も難しい場合があります。
自動化範囲の制限はありますが、WEBブラウザ上の作業が多く発生する企業の強い味方となることは間違いありません。
自動操作ロボットご紹介
ここからは、実際にRPAで作成できる自動操作ロボットの参考例をご紹介します。
①業務準備ロボ
毎日の業務に必要なソフトウェアや、WEB上のページを一括で開くロボです。一度ロボを組んでしまえば、ワンクリックで起動が出来ます。業務で複数のソフトを利用するため、毎日立ち上げ作業に時間を取られてしまうという方にお勧めです。
②自動ログインロボ
WEBサービスやソフトウェアへのログイン作業を自動化するロボです。ただし、RPA上にログイン情報を保存することとなるので、セキュリティ面での対策が必須です。
③Excelファイル転記ロボ
文字列を取得し、Excelファイルへ転記する作業を自動化するロボです。何度も繰り返し行う作業の場合、繰り返し処理の設定を行うことで指定回数の実行も可能です。
④定型メール作成ロボ
業務システム上のパスワードをリセットした際など、社員に定型メールを送る作業を自動化するロボです。Excelやスプレッドシートで送信先の台帳を用意しておくことで、一括送信や送信先の判別を行うこともできます。
⑤ファイルダウンロードロボ
WEBサイト上からファイルを自動ダウンロードするロボです。単純にダウンロードを行うだけでなく、そのファイルをチャットアプリ上に自動送信する、といったアレンジも可能です。
キャップドゥでの活用事例
キャップドゥでは実際に、⑤のファイルダウンロードロボを業務に活用しています。毎日決まった時間に銀行の管理画面にアクセスし、日々の入金明細をダウンロードし、Chatworkに送信するという一連の流れを自動化しています。
このロボを活用することで削減できる作業時間は、月に約5時間。これまで人力で行っていた作業を自動化することで、空いた時間を別の業務に充てることができ、業務改善に繋がっています。
次回はMICHIRU RPAについて！
今回の記事では、「そもそもRPAとは？」というテーマでお届けをいたしました。
キャップドゥでは、三種類のRPAを取り扱っています。次回からはこの三種類のRPAそれぞれにフォーカスし、製品のご紹介を行っていきます。
一つ目の製品は、MICHIRU RPAです。どうぞお楽しみに！
RPAについてのご質問・ご相談については、キャップドゥまでお気軽にお問合せください。